Để nhân viên của bạn làm việc tại nhà là một cách tuyệt vời để làm cho sự xa rời xã hội trong thời kỳ đại dịch COVID-19 trở nên hiệu quả hơn. Việc đi xa cũng giúp giảm thiểu chi phí trong thời điểm hiện tại, đây là điều cần thiết đối với các doanh nghiệp có ngân sách tiết kiệm. Trong khi các công ty lớn đã tìm ra điều này ngay từ đầu, các tổ chức nhỏ hơn có thể gặp khó khăn trong việc thiết lập một hệ thống từ xa thành công.
Chúng tôi ở đây để giúp đỡ làm cho quá trình chuyển đổi liền mạch nhất có thể.
Bài viết này tập trung vào việc liệt kê tất cả các công cụ thiết yếu mà một doanh nghiệp nhỏ cần để xây dựng một môi trường từ xa hiệu quả. Danh sách kiểm tra bao gồm các công cụ và các bước mà mọi doanh nghiệp vừa và nhỏ cần thực hiện để tiến xa và duy trì hiệu quả trong khi thực hiện.
1. Có được tất cả các phần cứng cần thiết
Để bắt đầu làm việc từ xa, tất cả nhân viên cần có phần cứng để truy cập các trang web, chia sẻ và làm việc trên các tài liệu cũng như thiết lập giao tiếp với các thành viên khác của công ty. Hầu hết thời gian, điều này có nghĩa là thiết bị thuộc sở hữu của công ty hoặc thiết bị cá nhân.
Mỗi nhân viên nên có một máy tính xách tay hoặc PC để làm việc, cho dù đó là do công ty sở hữu hay thiết bị cá nhân là tùy thuộc vào sở thích của công ty bạn. Nếu bạn muốn công nhân của mình có trải nghiệm chuyên nghiệp và an toàn hơn cũng như có đủ ngân sách, chúng tôi khuyên bạn nên cung cấp các thiết bị của công ty. Bạn có thể thiết lập các giới hạn, giám sát hoạt động và cho phép nhân viên của mình tách biệt cuộc sống cá nhân và công việc dễ dàng hơn.
Đảm bảo rằng tất cả nhân viên có một thiết bị phù hợp để làm việc cho lĩnh vực của họ. Ví dụ, một nhà thiết kế đồ họa sẽ cần một máy tính được trang bị để xử lý các ứng dụng tốn nhiều tài nguyên, trong khi một nhà văn có thể thực hiện với thiết bị kém mạnh mẽ hơn.
Nếu công ty của bạn đang giao thiết bị cho công nhân, hãy đảm bảo theo dõi thiết bị nào và nó đi đâu. Chúng tôi khuyên bạn nên thiết lập một bảng tính với các thông tin như số sê-ri thiết bị, tên và chữ ký của nhân viên cũng như kiểu thiết bị. Điều này đảm bảo rằng không có thiết bị nào bị trộn lẫn hoặc bị mất.
2. Tăng cường bảo mật với các dịch vụ VPN
VPN là từ viết tắt của Virtual Private Network. Tóm lại, VPN là một cáp ảo kết nối máy tính với mạng không phải mạng cục bộ và cung cấp một kết nối an toàn bị che giấu khỏi người ngoài. Đây là một dịch vụ cực kỳ hữu ích cho những người làm việc từ xa, vì nó giảm thiểu rủi ro có thể bị lộ thông tin bí mật.
Nhiều lợi ích khác của việc sử dụng VPN bao gồm truy cập các trang web bị chặn ở quốc gia hoặc khu vực của nhân viên, tăng cường quyền riêng tư khỏi ISP, bảo vệ chống lại tin tặc, cũng như kết nối internet tốt hơn với máy chủ bằng cách sử dụng các tuyến đường riêng tư.
làm thế nào để làm cho màn hình của bạn ở lại lâu hơn
VPN có tập hợp các lỗ hổng riêng của chúng, vì những kẻ tấn công cố gắng tận dụng các điểm yếu cụ thể và khai thác các giao thức mã hóa. Tuy nhiên, nhân viên của bạn vẫn an toàn hơn với VPN vì những kẻ tấn công sẽ cần nhiều thời gian và tài nguyên hơn để theo dõi chúng, điều này khiến khả năng chúng nhắm mục tiêu ít hơn.
Các đề xuất của chúng tôi cho VPN bao gồm NordVPN , ExpressVPN , và CyberGhost . Tất cả các dịch vụ này đều nhanh chóng, dễ sử dụng, cũng như giá cả phải chăng cho các doanh nghiệp nhỏ.
3. Theo dõi thời gian
Vì bạn không thể kiểm tra xem nhân viên có đang trực tiếp làm việc như bạn khi ở văn phòng hay không, nên bạn cần biết được thời gian họ thực hiện ảo. Bạn luôn có thể yêu cầu họ chỉ cần viết nó ra và gửi cho bạn, tuy nhiên, điều này không hiệu quả và để lại nhiều chỗ trống cho nhân viên.
Một cách chính xác và hiệu quả hơn là sử dụng Công cụ theo dõi thời gian ảo, giúp bạn cập nhật ngay khi nhân viên bắt đầu hoặc ngừng làm việc. Các tính năng hữu ích khác được tìm thấy trong các công cụ này cho phép bạn kiểm tra địa chỉ IP mà nhân viên của bạn theo dõi, điều này có thể đảm bảo với bạn rằng họ đang ở trong nhà của họ.
Thời gian ghi nhật ký cũng cần thiết để bạn xác định được một nhân viên đã làm việc bao nhiêu giờ. Điều này rất quan trọng nếu bạn trả tiền cho mọi người dựa trên tỷ lệ hàng giờ, vì bạn cần một báo cáo chính xác. Kết hợp điều này với các công cụ giám sát máy tính có thể đảm bảo rằng nhân viên của bạn không cố gắng gian lận hệ thống.
Vì những mục đích này, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên kết hợp các công cụ được cung cấp bởi tôi đã giải quyết , cũng như Toggl ứng dụng.
4. Sử dụng các công cụ giao tiếp hiệu quả
Nói chuyện qua điện thoại là không đủ khi chuyển sang làm việc từ xa. Bạn cần tận dụng các công cụ giao tiếp khác nhau để theo kịp với nhân viên của mình, trả lời và đặt câu hỏi, chia sẻ tệp và kiểm tra thường xuyên về từng dự án đang thực hiện. May mắn thay, có rất nhiều giải pháp thu hút các nhóm người khác nhau để bạn lựa chọn.
Dưới đây là một số khuyến nghị của chúng tôi:
- Bất hòa : Mặc dù Discord bắt đầu là một ứng dụng hấp dẫn nhất đối với khán giả nhỏ tuổi, nhưng nó đã phát triển trở thành một trong những phần mềm được sử dụng nhiều nhất cho mục đích giao tiếp. Với khả năng trò chuyện trực tiếp, theo nhóm và trong các máy chủ chuyên dụng, Discord đáp ứng tất cả các nhu cầu giao tiếp mà một doanh nghiệp có thể có. Phần tốt nhất là nó hoàn toàn miễn phí.
- Slack : Nếu bạn đang cần một giải pháp chuyên nghiệp hơn, Slack đã hỗ trợ bạn. Nó cho phép bạn tập hợp các nhân viên của mình lại với nhau, sau đó thiết lập các kênh khác nhau để trò chuyện, thông báo, cập nhật và làm việc. Điều khiến nó trở nên khác biệt so với các giải pháp truyền thông khác là sự tích hợp chuyên nghiệp với các công cụ kinh doanh như Dropbox, Lịch Outlook, Salesforce và Jira Cloud.
- Nhóm Microsoft : Công ty của bạn có làm việc với các sản phẩm Office như Word hoặc Excel không? Giải pháp tất cả trong một cho giao tiếp của bạn phải là Microsoft Teams. Nó cho phép bạn thiết lập một phiên bản ảo của công ty, sau đó cung cấp cho bạn tất cả các công cụ bạn cần để thực hiện các hoạt động trực tiếp từ xa. Trò chuyện, bắt đầu cuộc gọi điện video, tổ chức hội nghị và tích hợp với các ứng dụng Office để cộng tác và chia sẻ các dự án.
- Thu phóng : For businesses that value conferences, Zoom is the best way to connect with your employees face to face even hundreds of miles away from each other. Tận hưởng các cuộc gọi chất lượng cao có thể chứa một số lượng lớn người tham dự.
5. Cộng tác với nhân viên
Mặc dù chỉ cần giao tiếp với những người khác là có thể rất hợp tác, nhưng bạn luôn có thể tăng cường điều này bằng cách tận dụng các suite được thiết kế để cộng tác trong thời gian thực. Kết hợp điều này với cuộc gọi âm thanh hoặc video để nâng cao hơn nữa hiệu quả làm việc cùng với các nhân viên khác.
Các khuyến nghị của chúng tôi như sau:
thanh bắt đầu của windows 10 sẽ không ẩn
- Văn phòng 365 (bây giờ được gọi là Microsoft 365 ): Có lẽ là bộ ứng dụng phổ biến nhất hiện nay, Microsoft 365 là một giải pháp tuyệt vời cho những người làm việc muốn cộng tác trong các dự án lớn. Với các công cụ để viết luận, tạo bảng tính, quản lý dữ liệu và thậm chí tạo đồ họa, bạn có thể cộng tác trên nhiều dự án một cách dễ dàng.
- G Suite : Điều khiến G Suite của Google trở thành một lựa chọn tuyệt vời để cộng tác là tính khả dụng của nó. Tất cả những gì bạn cần để cộng tác là một máy tính và trình duyệt của bạn - không cần cài đặt. Làm việc trên tài liệu, bảng tính và thậm chí cả bản trình bày cùng với các đồng nghiệp của bạn, hoàn chỉnh với bộ nhớ và chia sẻ tệp qua Google Drive.
- tôi làm : Mặc dù bộ phần mềm này chỉ có sẵn cho người dùng Mac, nhưng đây là một công cụ tuyệt vời để cân nhắc đầu tư tiền vào. Tạo tài liệu đẹp với các công cụ được sắp xếp hợp lý và cộng tác với các nhân viên khác mà không phải lo lắng về các chi tiết không cần thiết.
Chúng tôi hy vọng rằng với trợ giúp của bài viết này , bạn có thể có được cái nhìn sâu sắc về những gì bạn cần làm và tiếp thu để thành công với doanh nghiệp của mình từ xa. Chúng tôi chúc bạn những điều tốt nhất may mắn và hy vọng rằng bạn có cơ hội làm việc an toàn từ sự thoải mái của ngôi nhà của họ.
