Bạn có thể đã từng nghe từ 'cơ sở dữ liệu' được sử dụng phổ biến trước đây. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp lớn thông tin giúp người dùng tổ chức, xem, tìm kiếm, truy xuất và thu thập dữ liệu. Nếu bạn có một cơ sở dữ liệu, bạn cần các công cụ và ứng dụng thích hợp để xử lý nó và khai thác tối đa nó. Đặc biệt đối với những người làm việc trong môi trường nhóm và cần chia sẻ dữ liệu với những người khác (người dùng, nhà phát triển, người đánh giá, v.v.), giải pháp hoàn hảo là Microsoft Access, và sử dụng bảng gian lận Access của chúng tôi, bạn sẽ nhanh chóng trở thành chuyên nghiệp.
Làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn bằng cách sử dụng các tính năng và công cụ của Access. Nếu bạn nghĩ rằng bạn giỏi giữ thông tin có tổ chức, Access sắp đánh gục bạn. Khi tạo một tệp trong Access, về cơ bản bạn đang tạo một tệp chứa các phần khác nhau của cơ sở dữ liệu của bạn. Sau đó, bạn có thể chia cơ sở dữ liệu của mình thành các phần khác nhau, có liên quan để giúp việc quản lý dễ dàng và nhanh chóng. Các phần tử này được gọi là bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, v.v.
Khi bạn đã xác định tất cả các yếu tố khác nhau này, bạn có thể giữ mọi thứ có tổ chức. Điều này cho phép bạn chia sẻ và cung cấp thông tin rõ ràng và xây dựng toàn bộ dự án trong một tệp duy nhất. Bất kể mục đích nào, Access có thể giúp bạn hoặc doanh nghiệp của bạn giữ thông tin rõ ràng, an toàn và có tổ chức.
Bảng lừa đảo này nhằm mục đích giới thiệu cho mọi người cách thức hoạt động của các thế hệ Access mới. Không có gì ngạc nhiên khi một ứng dụng có nhiều tính năng như vậy cần một thời gian để thành thạo. Chúng tôi sẵn sàng trợ giúp bạn một số mẹo và thủ thuật để nhanh chóng bắt đầu sử dụng Access hoặc làm mới bộ nhớ của bạn nếu bạn là một cựu chiến binh Access.
- Mẹo: Nếu bạn bè, đồng nghiệp hoặc nhân viên của bạn cần tìm hiểu thêm về Microsoft Access, đừng ngại và chia sẻ bài viết này! Kiến thức là sức mạnh, và bạn có khả năng giúp người khác học hỏi bằng cách chia sẻ.
Cách điều hướng ruy-băng Microsoft Access
Giao diện chúng tôi đang làm việc có thể trở nên khó hiểu đối với người dùng mới. Dưới đây là một chút đồ họa thông tin về giao diện cơ bản của Access dựa trên Access 2016. Nếu bạn bối rối không biết các yếu tố khác nhau là gì, đừng lo lắng. Chúng tôi đi sâu về Ribbon, bảng dữ liệu, đối tượng và nhiều thứ khác ở phần sau của bài viết. Chỉ cần tiếp tục đọc!
May mắn cho những ai đã làm việc với các ứng dụng Office được một thời gian, giao diện của Access không hề xa lạ như bạn nghĩ. Những người bạn tốt như Ribbon, thanh Tell Me và thanh công cụ Quick Access đều quay lại trợ giúp bạn, trong khi phần dữ liệu của Access vẫn sạch sẽ và dễ đọc.
Giới thiệu về giao diện Ribbon
Ruy-băng đã là một phần chính của các ứng dụng bộ Office như Access trong nhiều năm nay. Nó được giới thiệu lần đầu trong Office 2007, được thiết kế với mục đích điều hướng dễ dàng hơn. Bạn sẽ không bao giờ phải sử dụng các menu kiểu cũ với nhiều tầng menu phụ với Ribbon.
Giao diện trực quan giúp bạn xác định vị trí các công cụ bạn biết và yêu thích một cách nhanh chóng. Ruy-băng là cách điều hướng chính của bạn trong Access, mở ra cơ hội để định dạng văn bản, chèn các phần tử, triển khai các chức năng, tinh chỉnh cơ sở dữ liệu của bạn và hơn thế nữa.
Không giống như các phiên bản trước của Access, Ruy-băng trong các bản phát hành mới như Access 2016 và Access 2019 có thiết kế phẳng hơn, nhỏ gọn hơn để giảm bớt sự lộn xộn trên màn hình khiến bạn mất tập trung vào công việc. Giao diện tối giản này mang lại cho Access một giao diện hiện đại và phong cách, tạo sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh.
Vị trí của các công cụ và tính năng gần giống với các phiên bản trước, vì vậy bạn sẽ không gặp khó khăn khi tìm các lệnh yêu thích của mình. Nếu bạn đang gặp khó khăn, chỉ cần sử dụng tính năng Cho tôi biết mới.
Làm việc nhanh hơn với thanh Cho tôi biết
Tính năng 'Cho tôi biết bạn muốn làm gì' hoặc đơn giản là 'Cho tôi biết' nhằm đưa các công cụ vào tầm tay ngay cả khi bạn không biết vị trí chính xác của chúng trong Ruy-băng. Nó lần đầu tiên được thêm vào hầu hết các ứng dụng Office 2016 và cũng được sử dụng trong Office 2019. Bạn có thể sử dụng nó bằng cách nhấp vào nó ngay bên cạnh tab cuối cùng trên Ribbon hoặc nhấn Alt + Q các phím trên bàn phím của bạn. Bạn sẽ nhận thấy rằng tính năng này cho phép bạn nhập - đây là lúc bạn có thể cho Access biết bạn muốn làm gì.
Dựa trên mục nhập của bạn, Access sẽ đề xuất các công cụ liên quan đến những gì bạn đang tìm kiếm. Ví dụ: nếu bạn nhập bảng tài sản thanh Tell Me sẽ tự động hiển thị các tùy chọn cho phép bạn tạo hoặc sửa đổi trang thuộc tính và thậm chí đề xuất các công cụ khác liên quan đến trang tính.
Ngay cả khi bạn tự coi mình là một chuyên gia về Access, tính năng Cho tôi biết có thể giúp bạn tăng tốc công việc của mình. Bạn sẽ không bao giờ phải xem qua Ruy-băng hoặc tìm kiếm trực tuyến để cố gắng tìm lại một tính năng.
Làm quen với khu vực hậu trường
Khi bạn nhấp vào menu Tệp trong Access (và ứng dụng Office khác,), bạn sẽ đến khu vực mà Microsoft gọi là 'hậu trường'. Tại đây, thay vì nhìn thấy một tab với các lệnh được xếp trong Ribbon, bạn sẽ có chế độ xem toàn trang về thông tin và các tác vụ cơ bản khác nhau để mở và lưu tệp, in và các tùy chọn chia sẻ khác.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng menu Tệp để xem thông tin về tệp hiện đang mở của mình. Điều này có nghĩa là xem thời gian nó được tạo, sửa đổi lần cuối, chủ sở hữu, cũng như kích thước tệp và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Thu gọn & Sửa chữa hoặc thêm bảo vệ bằng mật khẩu với tư cách là chủ sở hữu của tệp.
Định nghĩa các đối tượng cơ sở dữ liệu trong Access
Bây giờ chúng ta đã gỡ bỏ giao diện cơ bản, đã đến lúc làm quen với các đối tượng cơ sở dữ liệu mà bạn sẽ làm việc trong Access. Những đối tượng này là những gì bạn sẽ thấy trong ngăn điều hướng bên trái khi chúng bắt đầu tạo dự án của bạn. Bạn có thể tạo các đối tượng từ tab Tạo trên Ruy-băng và sửa đổi chúng vào bất kỳ thời điểm nhất định nào trong tương lai để điều chỉnh các thay đổi trong cơ sở dữ liệu của bạn. Hãy tóm tắt nhanh các tùy chọn đối tượng của bạn:
- Các bảng lưu trữ dữ liệu liên quan trong hàng (bản ghi) và cột (trường). Chúng hoạt động tương tự như các ô trong Excel, có thể chiếm một phần lớn các dự án của bạn.
- Truy vấn xem, tính toán, sắp xếp, lọc, thay đổi và kiểm tra dữ liệu được lưu trữ trong bảng của bạn.
- Biểu mẫu là màn hình tùy chỉnh cho phép bạn dễ dàng nhập dữ liệu mới và xem dữ liệu đã có trong bảng.
- Báo cáo hiển thị dữ liệu từ bảng hoặc truy vấn ở định dạng in, hoàn hảo để xem xét và kiểm tra lỗi.
- Macro có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Bạn có thể chạy macro bằng cách nhấp vào nút hoặc nhấn phím tắt được gán cho macro.
- Mô-đun là các nhóm thủ tục, được viết bằng ngôn ngữ Visual Basic và cũng được sử dụng để tự động hóa các tác vụ.
Các kiểu dữ liệu trường
Có nhiều cách để làm việc với các trường trong Access giúp bạn giải quyết các dự án khác nhau dễ dàng hơn. Ví dụ: việc xác định trường dưới dạng số thay vì văn bản cho phép Access thực hiện các phép tính với trường đó.
Đây là tóm tắt nhanh về các kiểu dữ liệu khác nhau bạn có thể nhập và hành vi của họ:
- Văn bản ngắn: Lưu trữ tối đa 255 ký tự văn bản và / hoặc số.
- Văn bản dài: Lưu trữ văn bản lên đến 64.000 ký tự.
- Số: Lưu trữ số và cho phép thực hiện các phép tính bằng ô dữ liệu.
- Ngày / Giờ: Lưu trữ ngày và / hoặc giờ.
- Tiền tệ: Lưu trữ số và ký hiệu đại diện cho tiền tệ trong thế giới thực.
- AutoNumber: Tự động chỉ định một số duy nhất cho mỗi bản ghi.
- Có / Không: Lưu trữ giá trị Có hoặc Không.
- Đối tượng OLE: Lưu trữ các đối tượng được tạo trong các ứng dụng khác, chẳng hạn như bảng tính Excel, tài liệu Word hoặc đồ họa PowerPoint.
- Siêu liên kết: Lưu trữ các liên kết có thể được nhấp vào để mở các trang web hoặc tệp trên mạng.
- Tệp đính kèm: Cho phép bạn đính kèm tệp hoặc hình ảnh vào cơ sở dữ liệu của mình.
- Số lớn: Lưu trữ giá trị số, phi tiền tệ. (Chỉ khả dụng trong Access 2019.)
Bắt đầu với một mẫu
Bạn có bị đe dọa bởi một tài liệu trống không? Với Access, bạn có một thư viện mẫu khổng lồ đã được tích hợp sẵn trong ứng dụng để giúp bạn bắt đầu. Điều này mang lại cho bạn một khởi đầu nhanh chóng khi làm việc trên các dự án ở bất kỳ quy mô nào. Bạn có thể tìm thấy nhiều mẫu trong mỗi danh mục được cung cấp, có nghĩa là có rất nhiều mẫu có sẵn mỗi khi bạn tạo một tài liệu mới. Ngay cả sau khi chọn một mẫu, bạn vẫn có nhiều tùy chọn để chỉnh sửa đầy đủ tùy chỉnh cơ sở dữ liệu của mình sau này.
Luôn sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn
Đây là một mẹo ngay cả đối với những cựu chiến binh Access ngoài kia. Luôn luôn, và ý chúng tôi là luôn tạo các bản sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn một cách thường xuyên. Bạn không bao giờ biết điều gì có thể xảy ra với các tệp của mình trong tương lai do những trường hợp không mong muốn. Nó có thể là một cứu cánh khi có sẵn các bản sao lưu từ đám mây hoặc một máy tính khác.
Các phím tắt truy cập hữu ích mà mọi người nên biết
Để kết thúc bảng gian lận này, chúng tôi quyết định đưa vào một số phím tắt Access hữu ích nhất mà bạn có thể sử dụng để tăng tốc công việc của mình:
- Bạn có thể nhanh chóng tạo cơ sở dữ liệu mới bằng cách nhấn Ctrl + N .
- Để thêm bản ghi mới vào biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu của bạn, hãy nhấn Ctrl + Dấu cộng (+) trên bàn phím của bạn.
- Bạn có thể phóng to và thu nhỏ một trang bằng cách nhấn phím Z.
- Chuyển đổi ngăn Điều hướng với F11 .
- Mở tab Tìm để tìm kiếm trong biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu với Ctrl + F .
- Bạn có thể nhanh chóng lưu cơ sở dữ liệu của mình với Ctrl + S .
Nếu bạn đang tìm kiếm một công ty phần mềm mà bạn có thể tin tưởng vì tính chính trực và các hoạt động kinh doanh trung thực của nó, thì không cần tìm đâu xa hơn . Chúng tôi là Đối tác được Chứng nhận của Microsoft và Doanh nghiệp được Công nhận của BBB quan tâm đến việc mang đến cho khách hàng trải nghiệm đáng tin cậy và hài lòng trên các sản phẩm phần mềm mà họ cần. Chúng tôi sẽ ở bên bạn trước, trong và sau khi bán hàng. Đó là đảm bảo giữ cho phần mềm 360 độ của chúng tôi. Bạn đang chờ đợi điều gì? Gọi cho chúng tôi ngay hôm nay trên +1 877 315 1713 hoặc gửi email tới sales@softwarekeep.com. Ngoài ra, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua Trò chuyện trực tiếp.
