Microsoft Excel là một ứng dụng với hàng trăm công cụ và khả năng vô tận. Điều này có thể khá đáng sợ đối với người dùng mới bắt đầu với phần mềm. Các mẹo và thủ thuật dưới đây đều nhằm mục đích giúp bạn trải nghiệm sử dụng ứng dụng tốt hơn và nhanh hơn. Bạn có bao nhiêu kinh nghiệm với Microsoft Excel không quan trọng, chúng tôi sẵn sàng giúp bạn tăng năng suất và hiệu quả khi tạo các dự án mới.
Mẹo và Thủ thuật Microsoft Excel
Ghi chú : Các thủ thuật dưới đây được viết cho Excel 2016 trở lên. Các phiên bản trước của Microsoft Excel có thể yêu cầu các bước khác nhau hoặc có các tính năng bị thiếu.
Hãy xem cách bạn có thể trở thành một người dùng Excel chuyên nghiệp chỉ bằng cách sử dụng 13 mẹo và thủ thuật.
1. Thêm nhiều hàng và cột cùng một lúc
cách chèn nhiều cột cùng một lúc trong Excel
Bảng tính là điều phổ biến nhất bạn sẽ làm trong Excel. Bất cứ khi nào tạo bảng tính, bạn sẽ thêm hàng và cột mới, đôi khi hàng trăm cột cùng một lúc. Thủ thuật đơn giản này giúp bạn dễ dàng thực hiện trong tích tắc thay vì phải thêm các mục nhập mới theo cách thủ công.
Đây là cách thêm nhiều hàng hoặc cột cùng một lúc trong Excel.
cách mở tài liệu trang trong windows 10
- Đánh dấu cùng số lượng hàng hoặc cột mà bạn muốn chèn. Các hàng và cột có thể có dữ liệu bên trong chúng - điều này sẽ không ảnh hưởng đến các ô mới.
- Bấm chuột phải vào bất kỳ ô nào đã chọn, sau đó bấm Chèn từ menu ngữ cảnh.
- Các ô trống, mới sẽ xuất hiện ở trên hoặc ở một trong hai bên của ô đầu tiên mà bạn đã đánh dấu ban đầu. Điều này có thể được chọn.
Như bạn có thể thấy trong ví dụ bên dưới, việc tạo hàng loạt ô mới cực kỳ dễ dàng và sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian.
2. Áp dụng bộ lọc cho dữ liệu của bạn
Lọc loại mục nào đang được hiển thị trong bảng tính Excel
Khi làm việc với các tập hợp dữ liệu, việc đơn giản hóa nó có thể giúp bạn thấy các mẫu và thông tin quan trọng khác mà bạn cần. Duyệt qua hàng trăm hàng và cột cho các mục dữ liệu cụ thể chỉ để lại chỗ cho lỗi. Đây là nơi mà các bộ lọc dữ liệu của Excel là một trợ giúp rất lớn.
Như tên cho thấy, bộ lọc giúp bạn quản lý dữ liệu của mình và chỉ hiển thị cho bạn các mục nhập phù hợp với các tiêu chí cụ thể. Ví dụ: nếu bạn có một danh sách dài khách hàng nhưng bạn chỉ muốn hiển thị những người đến từ California, hãy áp dụng bộ lọc. Nó sẽ ẩn mỗi mục nhập của khách hàng chỉ định một vị trí khác nhau. Nó là dễ dàng!
Hãy xem cách bạn có thể triển khai bộ lọc cho bảng tính Excel của mình.
- Mở bảng tính bạn muốn lọc.
- Bấm vào Dữ liệu từ Ribbon và chọn Bộ lọc . Thao tác này sẽ bật tính năng lọc cho toàn bộ bảng tính của bạn, bạn có thể nhận thấy điều này bằng các mũi tên thả xuống được thêm vào cho mỗi tiêu đề.
- Nhấp vào mũi tên thả xuống cho cột bạn muốn lọc. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện.
- Chọn cách bạn muốn sắp xếp dữ liệu của mình. Bỏ dấu tích khỏi bất kỳ tiêu đề nào bạn không muốn hiển thị và tùy chỉnh cách Excel sắp xếp dữ liệu còn lại của bạn.
3. Loại bỏ các mục nhập trùng lặp bằng một cú nhấp chuột
Loại bỏ các ô trùng lặp trong Excel
Đặc biệt là trong tập hợp dữ liệu lớn, bạn có thể có một số mục nhập trùng lặp không mong muốn. Mặc dù có thể tìm các mục này theo cách thủ công, nhưng có một cách nhanh hơn nhiều để xóa chúng mà không để lại bất cứ thứ gì. Hãy xem làm thế nào.
- Đánh dấu hàng hoặc cột bạn muốn xóa các bản sao.
- Mở Dữ liệu từ Ribbon, sau đó nhấp vào Loại bỏ các bản sao nút dưới Công cụ . Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện, nơi bạn có thể xác nhận dữ liệu mà bạn muốn làm việc.
- Bấm vào Loại bỏ các bản sao cái nút. Đây là!
4. Sử dụng định dạng có điều kiện
Định dạng có điều kiện trong Excel
Định dạng có điều kiện là một trợ giúp trực quan rất lớn khi bạn phân tích các tập dữ liệu. Nó thay đổi màu của ô dựa trên dữ liệu bên trong nó và tiêu chí bạn đặt. Điều này có thể được sử dụng để tạo bản đồ nhiệt, thông tin chung về mã màu và nhiều hơn nữa. Hãy xem cách bạn có thể bắt đầu triển khai tính năng này vào bảng tính của mình.
- Đánh dấu nhóm ô bạn muốn làm việc.
- Đảm bảo trên Trang Chủ từ Ribbon, sau đó nhấp vào Định dạng có điều kiện .
- Chọn Hợp lý bạn muốn sử dụng từ menu thả xuống hoặc tạo quy tắc của riêng bạn để tùy chỉnh cách Excel xử lý từng ô.
- Một cửa sổ mới sẽ mở ra, nơi bạn có thể cung cấp cho Excel các quy tắc cần thiết để sắp xếp dữ liệu của bạn đúng cách. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào đồng ý và xem kết quả của bạn.
5. Nhập bảng từ internet
Chèn bảng từ web trong Excel (Nguồn: Analytics Tuts)
Excel cho phép bạn nhanh chóng nhập các bảng từ internet mà không phải lo lắng về việc định dạng hoặc các ô trống. Hãy xem cách bạn có thể thực hiện việc này ngay từ chính phần mềm.
- Chuyển sang Dữ liệu từ Ribbon, sau đó nhấp vào Từ web cái nút.
- Trong trình duyệt web, nhập URL của trang web có chứa bảng bạn muốn chèn. Ví dụ: chúng tôi sẽ làm việc với Dữ liệu mẫu Excel bảng từ Contextures.
- Đánh vào Đi cái nút. Khi trang web tải xong, hãy cuộn xuống bảng bạn muốn chèn.
- Bấm vào Bấm để chọn bảng này hộp kiểm.
- Bấm vào Nhập khẩu cái nút.
- Bấm vào đồng ý . Bảng sẽ xuất hiện trong bảng tính của bạn dưới dạng các ô.
6. Tăng tốc quá trình làm việc của bạn với Tự động điền
Sử dụng Tự động điền trong Excel
Việc nhập một loạt dữ liệu lặp đi lặp lại trở nên khá tẻ nhạt nhanh chóng. Để chống lại điều này, hãy sử dụng Tự động điền. Đây là một tính năng cực kỳ đơn giản và dễ triển khai giúp nhận dạng các mẫu lặp lại như ngày tháng và tự động điền vào các ô bị thiếu. Đây là cách sử dụng nó.
- Chọn các ô bạn muốn sử dụng làm mẫu.
- Di chuột trong góc dưới bên phải của một ô cho đến khi con trỏ chuyển thành màu đen + ký tên. Điều này cho biết tính năng Tự động điền.
- Bấm và giữ chuột của bạn, sau đó kéo con trỏ xuống trong khi giữ cú nhấp chuột của bạn. Bạn sẽ thấy dữ liệu dự đoán xuất hiện khi bạn di chuyển chuột.
- Hãy buông chuột khi bạn hài lòng với các mục nhập.
7. Chèn ảnh chụp màn hình một cách dễ dàng
Chèn ảnh chụp màn hình vào Excel (Nguồn: WebNots)
Nếu bạn muốn bao gồm ảnh chụp màn hình của một ứng dụng bạn đã mở, nhưng không muốn trải qua quá trình lưu thường phức tạp, Excel sẽ hỗ trợ bạn. Sử dụng tính năng đơn giản này, bạn có thể chụp màn hình bất kỳ cửa sổ nào đang hoạt động và chèn ngay hình ảnh đã chụp vào Excel.
Để sử dụng nó, chỉ cần nhấp vào Chèn và chọn Ảnh chụp màn hình . Chọn bất kỳ cửa sổ nào hiện đang mở của bạn và bạn đã sẵn sàng.
8. Thêm hộp kiểm vào bảng tính của bạn
Thêm hộp kiểm tương tác vào bảng tính Excel
Bạn có biết rằng bạn có thể thêm hộp kiểm vào bảng tính Excel của mình không? Bây giờ bạn làm. Đây là cách thực hiện. Đảm bảo rằng Nhà phát triển được bật trong Ribbon!
- Đánh dấu ô bạn muốn thêm hộp kiểm vào.
- Chuyển sang Nhà phát triển trong Ribbon.
- Thêm một hộp kiểm hoặc là nút tùy chọn tùy thuộc vào những gì bạn cần trong trang tính của mình.
9. Sử dụng các phím tắt trong Excel
Excel luôn nhận được sự tín nhiệm xứng đáng vì đã cung cấp một loạt các tính năng và khả năng cho người dùng. Để thực sự trở thành một chuyên gia trong Excel, bạn cần biết về các phím tắt. Đây là một số trong số hàng đầu, các phím tắt Excel được sử dụng nhiều nhất bạn cần biết để nâng cấp trò chơi Excel của mình ngay bây giờ:
- Chọn một cột : Nhấp vào một ô trong một cột, sau đó nhấn Ctrl + Không gian chìa khóa.
- Chọn một hàng : Nhấp vào một ô liên tiếp, sau đó nhấn Sự thay đổi + Không gian chìa khóa.
- Bắt đầu một dòng mới trong một ô : Nhấn Mọi điều + Đi vào khi bạn nhập để bắt đầu một dòng mới.
- Chèn thời gian hiện tại : Nhấn Ctrl + Sự thay đổi + Đại tràng () chìa khóa.
- Chèn ngày hiện tại : Nhấn Ctrl + Đại tràng () chìa khóa.
- Ẩn một cột : Nhấn Ctrl + 0 chìa khóa.
- Ẩn một hàng : Nhấn Ctrl + 9 chìa khóa.
- Hiển thị hoặc ẩn công thức : Nhấn Ctrl + Dấu ngã (~) chìa khóa.
10. Xóa đường lưới khỏi bảng tính
Nếu bạn muốn một canvas hoàn toàn trống trong Excel, bạn có thể xóa các đường lưới khỏi bất kỳ bảng tính nào bằng một cú nhấp chuột. Đi đến Lượt xem trong thanh Ribbon, sau đó bỏ chọn Gridlines tùy chọn trong Chỉ phần.
11. Chèn nhanh một bảng tổng hợp
Bảng Pivot cực kỳ hữu ích khi phân tích và trình bày dữ liệu của bạn. Chọn tất cả các ô bạn muốn sử dụng, sau đó tạo Bảng tổng hợp bằng cách đi tới Chèn tab và nhấp vào Bảng tổng hợp được đề xuất .
12. Thêm nhận xét vào công thức của bạn
Nhận xét là một cách dễ dàng để tìm kiếm công thức của bạn hoặc làm cho chúng dễ hiểu hơn đối với người xem. Để thêm nhận xét, chỉ cần thêm + N (Bình luận tại đây) sau công thức của bạn. Điều này sẽ không hiển thị trong chính ô, tuy nhiên, bạn sẽ có thể thấy nó trong thanh công thức.
13. Vẽ phương trình của bạn
Excel chuyển đổi các phương trình viết tay của bạn thành văn bản (Nguồn: HowToGeek)
Trong Excel 2016 trở lên, bạn có thể vẽ các phương trình và yêu cầu Excel chuyển đổi chúng thành văn bản.
- Đi đến Chèn trong Ribbon.
- Bấm vào Phương trình , sau đó chọn Phương trình mực .
- Viết phương trình của bạn vào ô màu vàng.
Suy nghĩ cuối cùng
Nếu bạn đang tìm kiếm các hướng dẫn khác hoặc muốn đọc thêm các bài báo liên quan đến công nghệ, hãy cân nhắc đăng ký nhận bản tin của chúng tôi. Chúng tôi thường xuyên xuất bản các hướng dẫn, tin bài và hướng dẫn để giúp bạn.
Bạn cũng có thể thích:
> Cách tham chiếu trang tính khác trong Excel
> 51 Mẫu Excel hàng đầu để tăng năng suất của bạn
cài đặt windows 10 mà không cần cd hoặc usb
