Một hộp thư đến lộn xộn là một tin xấu. Không chỉ khó tìm thấy các email quan trọng mà bạn sẽ ngày càng có ít động lực hơn để mở ứng dụng Thư mỗi ngày. Bạn có thể làm gì để tránh bị lộn xộn giữa các tin nhắn của mình? Chỉ cần tối ưu hóa hộp thư đến Outlook của bạn bằng cách sử dụng 5 bước đơn giản bên dưới.
Nếu bạn đã từng cảm thấy bất an khi xem các email đến của mình, thì bài viết này là dành cho bạn. Ngừng để email chồng chất và gây bão cho bạn với các thông báo bằng cách đơn giản là tối ưu hóa hộp thư đến của bạn. Bạn không cần phải liên tục theo dõi thư của mình và dành hàng giờ đồng hồ để cố gắng xóa mọi thứ. Chỉ cần xem qua 5 bước đơn giản này trong Outlook cho Microsoft 365 và mọi thứ đã được sắp xếp cho bạn.
Ghi chú : Hầu hết các tính năng này áp dụng cho Outlook dành cho Microsoft 365 / Office 365. Tuy nhiên, một số tính năng trong số đó cũng có sẵn thông qua dịch vụ email của Microsoft, Outlook.com.
Tối ưu hóa Hộp thư đến Outlook của bạn trong 5 bước đơn giản
Hãy xem cách bạn có thể trở thành chuyên gia Outlook trong việc sắp xếp thư của mình và cuối cùng đạt được hộp thư đến không có thông báo mà bạn hằng mơ ước.
1. Dọn dẹp bằng cách xóa các email trùng lặp
Bạn có biết rằng Outlook có một công cụ tự động để xóa các email trùng lặp không? Bây giờ bạn làm. Sử dụng tính năng này để giảm nhanh số lượng email bạn cần xem hàng ngày chỉ trong vài cú nhấp chuột.
- Mở hộp thư đến mà bạn muốn xóa. Đảm bảo luôn ở chế độ mặc định Trang Chủ tab - bạn có thể kiểm tra xem mình đang ở tab nào bằng cách xem giao diện tiêu đề Ruy-băng.
- Mở rộng Dọn dẹp menu thả xuống, sau đó chọn một trong hai Dọn dẹp thư mục hoặc là Dọn dẹp cuộc trò chuyện , tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
- Một lời nhắc sẽ bật lên trên màn hình của bạn. Xác nhận rằng bạn muốn xóa cuộc hội thoại hoặc thư mục và xem số lượng email chưa đọc trong hộp thư đến của bạn giảm như thế nào.
Điểm tốt của tính năng Dọn dẹp là thực tế là tất cả các mục đã xóa có thể được khôi phục trong một khoảng thời gian nhất định. Bạn có thể tìm thấy chúng trong Các mục đã Xóa thư mục ở bên cửa sổ Outlook của bạn.
2. Tạo thư mục cho email của bạn
Có từng thư đến của bạn trong một thư mục có thể gây nhầm lẫn. Chắc chắn, thư rác thường được sắp xếp vào loại thư rác, nhưng mọi thứ khác là tùy thuộc vào bạn. Cá nhân tôi khuyên bạn nên thiết lập một số thư mục cần thiết và sắp xếp thư đến mỗi ngày.
Theo dõi Hoàn thành công việc ® hoặc GTD ® phương pháp tổ chức công việc, bạn có thể dễ dàng cải thiện năng suất với Outlook. Đầu tiên, bạn nên tạo ba thư mục khác nhau:
- Hộp thư đến (Mặc định) - Để lại các email quan trọng trong hộp thư đến mặc định của bạn. Đây phải là những tin nhắn bạn có thể trả lời ngay lập tức, hoặc cần tham gia gấp.
- Làm - Kéo các email không khẩn cấp vào thư mục này. Bạn có thể giữ cho hộp thư đến của mình rõ ràng và có xu hướng gửi những thư này sau đó trong ngày.
- Theo sát - Di chuyển các email đến thư mục này mà bạn đã lưu giữ, chẳng hạn như thư trả lời bạn đang chờ hoặc các công việc bạn đã hoãn lại.
- Nhắc nhở - Một số email hoàn toàn không yêu cầu bạn trả lời. Giữ chúng trong một thư mục riêng để bạn luôn có thể xem lại và tìm thấy chúng một cách dễ dàng.
Ghi chú : Để tạo các thư mục mới, chỉ cần nhấp vào thư mục hộp thư đến của bạn và chọn Thư mục mới. Tại đây, chỉ cần nhập tên và nhấn enter.
Bạn nên bắt đầu mỗi ngày bằng cách sắp xếp các email của mình thành các danh mục này, sau đó lên lịch thời gian để chuyển đến thư mục Công việc của bạn sau đó. Đảm bảo luôn nhất quán với điều này! Bạn có thể tiếp tục phân loại bạn nhận được email suốt cả ngày.
Nếu cần, đừng ngại tạo thêm thư mục, phương pháp này sẽ được cá nhân hóa cho bạn và chỉ bạn.
3. Sử dụng chế độ xem Tác vụ
Bạn có biết rằng bạn có thể tạo nhiệm vụ từ email không? Bất cứ khi nào bạn nhận được một thông báo mà bạn muốn chuyển đổi thành một tác vụ, chỉ cần kéo nó vào biểu tượng danh sách tác vụ của Outlook để hiển thị trình hướng dẫn thiết lập tác vụ. Tại đây, bạn có thể đặt tên, mô tả cho nhiệm vụ của mình và thậm chí thiết lập lời nhắc.
Nếu bạn đặt lời nhắc, các công việc sẽ bật lên tương tự như lời nhắc cuộc họp vào thời điểm đã chỉ định. Điều này cho phép bạn luôn có tổ chức và tạo công việc một cách dễ dàng, ngay từ các email đến của bạn.
4. Đặt các quy tắc để tự động sắp xếp thư đến
Các quy tắc cho phép bạn di chuyển, gắn cờ và trả lời thư email một cách tự động, giúp vận hành Outlook dễ dàng hơn nhiều. Bạn có thể sử dụng các quy tắc để phát âm thanh, chuyển thư vào thư mục hoặc tự động hiển thị cảnh báo mục mới.
Cá nhân tôi thấy quy tắc hữu ích nhất là khả năng di chuyển một mục từ một người gửi nhất định hoặc với các từ khóa nhất định trong dòng chủ đề sang một thư mục khác. Điều này có nghĩa là nếu các tiêu chí nhất định được đáp ứng, một email sẽ được chuyển đến hộp thư đến được chỉ định mà bạn không cần phải chạm vào nó.
Dưới đây là hướng dẫn cơ bản về cách thiết lập quy tắc trong Outlook.
- Nhấp chuột phải vào thư trong hộp thư đến của bạn hoặc thư mục email khác và chọn Quy tắc .
- Chọn một trong các tùy chọn. Để xem các tùy chọn khác, hãy chọn Tạo quy tắc .
- bên trong Tạo quy tắc hộp thoại, chọn một hoặc nhiều trong ba hộp kiểm đầu tiên.
- bên trong Làm như sau , nếu bạn muốn quy tắc di chuyển thư vào một thư mục, hãy chọn Di chuyển mục vào thư mục cái hộp.
- Chọn thư mục đích từ Chọn thư mục hộp thoại bật lên, sau đó nhấp vào đồng ý .
- Nhấp chuột đồng ý một lần nữa để lưu quy tắc của bạn.
5. Tận dụng các danh mục
Mã hóa màu cho email của bạn sẽ giúp bạn dễ dàng xác định và nhóm các mục liên quan trong Outlook. Bạn có thể chọn từ một tập hợp các danh mục mặc định hoặc tạo danh mục của riêng bạn, sau đó gán các danh mục cho email Outlook của bạn.
Để chỉ định một loại màu từ ngăn đọc hoặc một thư đang mở, hãy chọn Phân loại từ Thẻ nhóm trên ruy-băng và chọn một danh mục từ danh sách.
Suy nghĩ cuối cùng
Nếu bạn đang muốn đọc thêm các bài báo liên quan đến công nghệ hiện đại, hãy cân nhắc đăng ký nhận bản tin của chúng tôi. Chúng tôi thường xuyên xuất bản các hướng dẫn, tin bài và hướng dẫn để giúp bạn trong cuộc sống công nghệ hàng ngày của bạn.
