Sách điện tử Outlook [Hướng dẫn cơ bản]

Sách điện tử Outlook này đã được mang đến cho bạn. Mục tiêu của chúng tôi là giúp bạn tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý thời gian cá nhân và email hàng đầu của Microsoft, Outlook.

Mua, tựa vào, bám vào Microsoft Outlook từ với giá tốt nhất trên thị trường.

Mục lục

1. Giới thiệu
2. Outlook là gì?
3. Cách thiết lập Outlook
4. Cách nhập và xuất danh bạ trong Outlook
1. Nhập danh bạ vào Outlook
2. Xuất danh bạ từ Outlook
5. Cách quản lý Danh bạ trong Outlook
1. Thêm một liên hệ mới
2. Thêm liên hệ vào mục yêu thích
3. Xem và Chỉnh sửa Thông tin Liên hệ
4. Xóa địa chỉ liên hệ
6. Cách thêm chữ ký Outlook chuyên nghiệp
1. Cách tạo chữ ký email mới
2. Cách tùy chỉnh chữ ký email của bạn
7. Cách viết và gửi email trong Outlook
8. Cách gửi tệp đính kèm trong Outlook
9. Cách sử dụng lịch trong Outlook
1. Cách thêm các mục lịch
2. Cách nhập lịch
3. Cách tìm kiếm các mục trên lịch
10. Cách cộng tác trong Outlook
1. Cách mở hoặc đính kèm tệp trong Outlook
2. Một ổ đĩa
3. Các cuộc họp
11. Cách lập lịch họp trong Outlook
12. Cách tạo công việc và danh sách việc cần làm trong Outlook
13. Cách tạo bộ lọc trong Outlook
14. Cách tạo danh mục, cờ và màu trong Outlook
1. Cách chỉ định một danh mục cho một email
2. Cách tạo danh mục màu
3. Cách tạo cờ
15. Cách sử dụng lời nhắc trong Outlook
1. Cách đặt lời nhắc cho tin nhắn
2. Cách đặt lời nhắc cho công việc
3. Cách loại bỏ lời nhắc khỏi các sự kiện trong quá khứ
16. Cách bỏ qua cuộc hội thoại trong Outlook
17. Cách làm sạch Hộp thư đến Outlook của bạn
18. Cách tắt lưu trữ tự động trong Outlook
19. Cách quản lý quy tắc trong Outlook
1. Tạo quy tắc
2. Tạo quy tắc bằng trình hướng dẫn quy tắc
3. Chạy quy tắc theo cách thủ công
4. Xóa quy tắc
20. Cách thiết lập Vắng mặt trong Outlook
21. Cách lập lịch gửi email trong Outlook
22. Cách chặn người gửi trong Outlook
23. Cách khắc phục sự cố Microsoft Outlook Mobile
1. Ứng dụng Outlook đang gặp sự cố
2. Không thể đăng nhập vào ứng dụng Outlook
3. Không thể cài đặt ứng dụng Outlook
4. Danh bạ và Lịch sẽ không đồng bộ hóa

Giới thiệu

Bạn có muốn tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết để trở thành một người dùng thành thạo Outlook không? Sách điện tử này trình bày chi tiết về cách vận hành email và bộ quản lý cá nhân của Microsoft, cho dù bạn làm việc một mình hay theo nhóm.

Bạn sẽ tìm hiểu về nền tảng của Outlook và cách thực hiện các tác vụ cơ bản mà bạn cần trong cuộc sống hàng ngày. Sau đó trong ebook, chúng tôi cũng đề cập đến một số tính năng nâng cao và hướng dẫn khắc phục sự cố.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào sau khi đọc sách điện tử của chúng tôi, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ để được hỗ trợ.

Outlook là gì?

Microsoft Outlook là một ứng dụng để quản lý thông tin cá nhân và lịch trình của bạn. Mặc dù nó chủ yếu được biết đến và sử dụng cho khả năng gửi email, nó cũng bao gồm các tính năng như lịch, nhật ký, ghi chú, quản lý liên hệ, quản lý tác vụ, cũng như duyệt web.

Outlook là một phần của dòng sản phẩm Microsoft Office rộng lớn hơn nhưng cũng có thể được mua dưới dạng một chương trình độc lập. Outlook kết hợp tốt với Máy chủ Microsoft Exchange và Máy chủ SharePoint của Microsoft , hướng đến nhu cầu của các nhóm và tổ chức chia sẻ hộp thư đến, lịch hoặc dữ liệu khác.

Với hơn một triệu người dùng hoạt động hàng tháng, Outlook là một trong những ứng dụng email và ứng dụng quản lý cá nhân hàng đầu trên toàn cầu.

Cách thiết lập Outlook

Để thiết lập Outlook, bạn sẽ phải thêm tài khoản email. Có nhiều loại tài khoản email khác nhau mà bạn có thể thêm vào Outlook, bao gồm tài khoản Microsoft 365, Gmail, Yahoo, iCloud và Exchange.

Xin lưu ý rằng một số nhà cung cấp email bên thứ ba, chẳng hạn như Gmail và iCloud, yêu cầu bạn thay đổi cài đặt trên trang web của họ trước khi bạn có thể thêm (các) tài khoản của mình vào Outlook. Với điều này, bạn có thể nhận được sự hỗ trợ từ chính nhà cung cấp.

1. Mở Outlook, sau đó chọn Thêm tài khoản từ Tập tin thực đơn.
2. Tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới:
1. Trong Outlook dành cho Microsoft 365 và Outlook 2016 : Nhập địa chỉ email của bạn và nhấp vào Kết nối .
2. Trong Outlook 2013 và Outlook 2010 : Nhập tên, địa chỉ email và mật khẩu của bạn, sau đó nhấp vào Kế tiếp .
3. Bạn có thể được nhắc nhập lại mật khẩu của mình. Sau đó, nhấp vào Đồng ý → Hoàn thành để hoàn tất quá trình thiết lập.

Cách nhập và xuất danh bạ trong Outlook

Nhập danh bạ vào Outlook

Nhập danh bạ có thể tốn nhiều thời gian, nhưng nó là một phần quan trọng của việc tổ chức. Hãy xem cách thực sự nhập những địa chỉ liên hệ đó và đưa bạn vào con đường sống trên đám mây.

1. Tạo tài liệu Excel với danh sách liên hệ bạn muốn nhập vào Outlook. Lưu tài liệu này dưới dạng .csv (viết tắt của các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) bằng cách đi tới Tập tin → Lưu thành và chọn (* .csv) từ menu thả xuống định dạng.
2. Mở Quan điểm . Để nhập danh sách liên hệ của bạn, hãy truy cập Tập tin → Mở & Xuất → Nhập khẩu xuất khẩu . Tại đây, chọn Nhập từ chương trình hoặc tệp khác và nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục.
3. Lựa chọn Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy , sau đó nhấp vào Duyệt qua cái nút. Xác định vị trí của bạn .csv và chọn nó. Bây giờ, bạn có thể chọn cách bạn muốn Outlook xử lý các liên hệ trùng lặp:
1. Thay thế các bản sao bằng các mục đã nhập
2. Cho phép các bản sao được tạo
3. Không nhập các mặt hàng trùng lặp
4. bên trong Nhập tệp hộp, chọn Liên lạc . Để đóng trình hướng dẫn, hãy nhấp vào Hoàn thành cái nút. Bạn sẽ có thể xem các địa chỉ liên hệ đã nhập của mình bằng cách chọn Mọi người trong Outlook.

Xuất danh bạ từ Outlook

Xuất danh sách liên hệ của bạn là một cách để dễ dàng xem các liên hệ của bạn trên bất kỳ máy tính nào bạn gặp. Quá trình này dễ dàng và sẽ cho phép truy cập nhanh vào danh bạ của bạn.

1. Mở Quan điểm . Để nhập danh sách liên hệ của bạn, hãy truy cập Tập tin → Mở & Xuất → Nhập khẩu xuất khẩu . Tại đây, bấm vào Xuất sang tệp .
2. Lựa chọn Tệp dữ liệu Outlook (.pst) và nhấp vào Kế tiếp tiến hành với.
3. Chọn Danh bạ trong tài khoản email mà bạn muốn xuất danh bạ.
4. Bấm vào Duyệt qua và điều hướng đến nơi bạn muốn lưu .pst tập tin với các địa chỉ liên hệ. Nhập tên tệp và nhấp vào đồng ý .
5. Để đóng trình hướng dẫn, hãy nhấp vào Hoàn thành .
6. Nếu bạn muốn đặt mật khẩu để bảo vệ danh bạ của mình, hãy nhập mật khẩu đó vào Mật khẩu và Xác nhận mật khẩu , một lần nữa để xác nhận, sau đó nhấp vào đồng ý .
• Nếu bạn muốn bỏ qua việc đặt mật khẩu, hãy để trống các hộp mật khẩu và chọn OK.

Cách quản lý Danh bạ trong Outlook

Thêm một liên hệ mới

Hướng dẫn này tập trung vào việc thêm một liên hệ mới từ đầu. Có những cách khác để thêm liên hệ vào tài khoản Outlook của bạn, chẳng hạn như thêm từ thẻ hồ sơ hoặc danh bạ công ty, nếu có.

1. Đăng nhập vào của bạn Tài khoản Outlook trên web .
2. Chọn Mọi người biểu tượng ở cuối ngăn điều hướng. Thao tác này sẽ mở trang Mọi người. Trong thanh công cụ, hãy chọn Địa chỉ liên lạc mới .
3. Nhập bất kỳ thông tin chi tiết cần thiết nào cho liên hệ. Chọn Bổ sung thêm tùy chọn để thêm thông tin bổ sung, chẳng hạn như địa chỉ hoặc ngày sinh của liên hệ.
4. Bấm vào Tạo nên để thêm liên hệ mới vào danh sách của bạn.

Thêm liên hệ vào mục yêu thích

Để dễ dàng truy cập, bạn có thể thêm địa chỉ liên hệ vào danh sách Yêu thích của mình. Để thêm ai đó vào danh sách yêu thích của bạn, chỉ cần chọn số liên lạc, sau đó chọn Thêm vào mục yêu thích trên thanh công cụ.

Các liên hệ yêu thích có địa chỉ email sẽ hiển thị trong ngăn điều hướng trong Thư, cho phép bạn xem tất cả các địa chỉ email của họ ở một nơi.Xem và Chỉnh sửa Thông tin Liên hệ

cách xóa đường lưới trong excel 2010

1. Trên Mọi người , chọn liên hệ trong ngăn giữa để xem hoặc chỉnh sửa thông tin về họ. Những gì bạn thấy ở đây là một phiên bản của thẻ hồ sơ, có nghĩa là các tab và phần bạn thấy có thể khác nhau giữa các địa chỉ liên hệ.
1. Các tập tin : Xem các tệp gần đây mà liên hệ đã chia sẻ với bạn.
2. E-mail : Xem các tin nhắn email và tệp đính kèm gần đây giữa bạn và địa chỉ liên hệ.
3. LinkedIn : Nếu người liên hệ có hồ sơ LinkedIn công khai, bạn sẽ thấy thông tin LinkedIn tại đây.
2. Để chỉnh sửa một số liên lạc, hãy nhấp vào Chỉnh sửa liên hệ bên cạnh Thông tin liên hệ hoặc chọn Biên tập trên thanh công cụ.

Xóa địa chỉ liên hệ

1. Chọn một hoặc nhiều địa chỉ liên hệ, sau đó bấm vào Xóa bỏ .
2. Nhấp chuột Xóa bỏ một lần nữa để xác nhận hành động.

Cách thêm chữ ký Outlook chuyên nghiệp

Việc ký tên của bạn vào email là điều quan trọng khi cố gắng duy trì chuyên nghiệp trong môi trường làm việc. Để làm được điều này, bạn chỉ cần thực hiện một số bước đơn giản sau đây. Rất dễ dàng để tự mình tùy chỉnh nó theo nhiều cách khác nhau.

Cách tạo chữ ký email mới

1. Mở Outlook và nhấn Email mới để soạn một tin nhắn mới.
2. Đi tới menu chữ ký và chọn Chữ ký để mở các tùy chọn Chữ ký.
3. Vì bạn đang tạo chữ ký mới, hãy nhấp vào Mới . Sau đó, bạn sẽ nhập tên mong muốn được sử dụng làm chữ ký của bạn ở cuối email của bạn. Sau khi bạn nhập nó, hãy nhấn Đồng ý .

Cách tùy chỉnh chữ ký email của bạn

Để tùy chỉnh thêm chữ ký email của bạn, chỉ cần chèn chữ ký của bạn, sau đó xem tất cả các tùy chọn định dạng khác nhau có sẵn cho bạn.

Chọn mục yêu thích của bạn và nhấp vào Đồng ý . Để sử dụng email bạn vừa tạo, hãy nhấp vào Email mới và nó sẽ bật lên ngay lập tức để sẵn sàng xuất hiện trong email tiếp theo bạn tạo và gửi.

Cách viết và gửi email trong Outlook

Sử dụng Outlook rất giống với sử dụng bất kỳ nền tảng email trực tuyến nào. Tuy nhiên, việc làm quen với tất cả các bước về cách sử dụng nó để viết và gửi email sẽ giúp bạn hiệu quả hơn.

1. Bắt đầu bằng cách chọn Email mới tùy chọn trên Trang Chủ màn hình để bắt đầu thiết lập một tin nhắn mới.
2. Bấm vào trường văn bản có tên Đến , Bcc , hoặc là DC và nhập địa chỉ email hoặc tên của một liên hệ.
3. Tiếp theo, nhấp vào Môn học và nhập chủ đề của tin nhắn của bạn. Người nhận của bạn sẽ thấy điều này đầu tiên khi họ nhận được thông báo về email của bạn.
4. Để nhập tin nhắn của bạn, hãy nhấp vào nội dung email và bắt đầu nhập. Outlook cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn định dạng, vì vậy đừng ngại sử dụng chúng.
5. Sau khi soạn tin nhắn của bạn, hãy nhấp vào Gửi .

Cách gửi tệp đính kèm trong Outlook

Gửi một tệp với email của bạn có thể được thực hiện rất dễ dàng bằng cách thêm một bản đính kèm vào email của bạn. Dưới đây là các bước để làm như vậy.

1. Mở Outlook, sau đó điều hướng đến Trang Chủ, và sau đó chọn Email mới .
2. Nếu bạn muốn gửi một tệp bằng email hiện có, thì bạn có thể làm như vậy bằng cách chọn Đáp lại , Trả lời tất cả hoặc là Ở đằng trước .
3. Hướng đến Trang Chủ và sau đó chọn Đính kèm tệp . Bạn sẽ thấy một số tùy chọn để lựa chọn:
1. Duyệt qua PC này : Tìm kiếm tệp của bạn và chọn một tệp từ máy tính cục bộ của bạn.
2. Các mục gần đây : duyệt danh sách các tệp mà bạn đã làm việc gần đây và chọn một tệp từ danh sách đó. Các tệp này có thể tồn tại trong các vị trí mạng nội bộ, tệp Nhóm hoặc chúng có thể được lưu trên máy tính cục bộ.
3. Mục Outlook : Email của bạn có thể được đính kèm dưới dạng tin nhắn văn bản hoặc tệp đính kèm.
4. Lịch : Bạn có thể chèn lịch vào email của mình. Lịch này thậm chí có thể bao gồm các phạm vi ngày cụ thể và các chi tiết khác.
5. Danh thiếp : Điều này cho phép bạn đính kèm danh thiếp điện tử vào tin nhắn của mình.
6. Duyệt qua các vị trí web : Bạn có thể chọn tệp từ những nơi mà bạn đã truy cập trước đó, chẳng hạn như site SharePoint, Tệp nhóm hoặc OneDrive.
7. Chữ ký : Bạn có thể thêm chữ ký của mình vào cuối thư.
4. Để chọn một tệp đính kèm, hãy nhấp vào Đính kèm mục , và sau đó duyệt tìm tệp của bạn. Hãy ghi nhớ những điều sau:
1. Các kích thước của một tệp đính kèm và tên của tệp đó sẽ được hiển thị nếu bạn di con trỏ lên trên tệp đó. Sử dụng cái này để định vị tệp được nhắm mục tiêu của bạn.
2. Để mà xóa một tập tin đính kèm , chọn mũi tên xuống, sau đó chọn Xóa tệp đính kèm trong danh sách thả xuống được hiển thị.

Cách sử dụng lịch trong Outlook

Lịch Outlook cho phép bạn theo dõi các sự kiện sắp tới, cả cá nhân và doanh nghiệp. Dễ dàng lên lịch các cuộc họp, cuộc hẹn và các sự kiện khác, sau đó mời các liên hệ của bạn gắn thẻ cùng.

Cách thêm các mục lịch

1. Mở Outlook, sau đó ở trên Trang Chủ chuyển hướng. Bấm vào Hàng mới nhóm, sau đó chọn một trong các tùy chọn sau:
1. Cuộc hẹn
2. Gặp gỡ
3. Sự kiện cả ngày
4. Cuộc họp Skype
5. Các mặt hàng khác
2. Điền vào tất cả các thông tin cần thiết, chẳng hạn như môn học cánh đồng, vị trí , khởi đầu và kết thúc thời gian và một sự kiện sự miêu tả .
3. Khi bạn đã điền tất cả các thông tin cần thiết, hãy nhấp vào Lưu & Đóng . Sự kiện bây giờ sẽ hiển thị trong lịch của bạn.

Cách nhập lịch

Bạn và những người khác có thể sử dụng lịch Outlook mà không phải lo lắng về việc mất các sự kiện đã được lên lịch. Chỉ cần nhập lịch khác mà bạn đã sử dụng trước đó vào Outlook bằng cách làm theo các bước bên dưới.

1. Trong Outlook, bấm Tập tin → Mở & Xuất . Từ đây, bạn sẽ nhận được một hộp thoại và bạn sẽ phải chọn loại tệp bạn muốn được nhập.
2. Chọn một trong hai iCalendar (.ics) hoặc vCalendar (.vcs) và nhập nó vào Outlook. Tất cả các mục có trong lịch bên ngoài sẽ tự động được thêm vào lịch Outlook của bạn.

Cách tìm kiếm các mục trên lịch

Khi cuộc sống trở nên bận rộn, lịch trình của bạn bắt đầu lấp đầy nhanh chóng. Đó là một nỗ lực tuyệt vời để ghi từng sự kiện vào lịch của bạn. Tuy nhiên, khi thời gian trôi qua, bạn rất dễ quên thời gian và vị trí của một số thứ nhất định.

1. Khi bạn chọn lịch, hãy nhập một từ khóa vào hộp tìm kiếm . Điều này sẽ hiển thị cho bạn danh sách các kết quả tìm kiếm của bạn được đánh dấu bằng màu vàng.
• Để thu hẹp tìm kiếm của bạn, hãy thử nhập nhiều từ khóa cùng một lúc.
2. Nếu bạn đã nhận được hơn 30 mục, bạn có thể cuộn xuống cuối danh sách và nhấp vào Xem thêm , sẽ tải thêm kết quả.
3. Một cách khác mà bạn có thể thu hẹp tìm kiếm của mình là bao gồm VÀ , HOẶC LÀ , hoặc là KHÔNG PHẢI trong khi bạn đang tìm kiếm. Mỗi từ này có một chức năng khác nhau. Các chức năng của chúng có thể giúp bạn khi tìm kiếm qua lịch của bạn.
• Lưu ý là VÀ , HOẶC LÀ , và KHÔNG PHẢI phải được viết hoa. Đảm bảo rằng bạn không sử dụng dấu ngoặc kép khi nhập chúng.

Cách cộng tác trong Outlook

Cộng tác trên Outlook là một trong những cách hiệu quả nhất để làm việc trên tài liệu với những người khác. Phần này sẽ hướng dẫn bạn qua các bước về cách cộng tác trong Outlook.

Cách mở hoặc đính kèm tệp trong Outlook

Để bắt đầu cộng tác trên một tài liệu, trước tiên bạn phải đính kèm tài liệu trong email trên Outlook và bao gồm tất cả những người bạn đang làm việc cùng.

Đảm bảo rằng tệp đính kèm được tải lên Một ổ đĩa trước khi bạn bắt đầu làm việc và gửi nó cho tất cả những người đang làm việc trên tài liệu. Ngoài ra, nếu bạn nhận được email có tệp đính kèm từ bất kỳ ai mà bạn đang cộng tác, hãy mở tệp đính kèm để bắt đầu làm việc.

Một ổ đĩa

Tệp đính kèm phải được lưu trữ trong Một ổ đĩa để mọi người liên quan có thể xem tệp. Để tìm hiểu xem phần đính kèm đã được lưu trữ trên OneDrive hay chưa, chỉ cần đảm bảo rằng phần đính kèm có biểu tượng đám mây trên đó. Nếu không, bạn sẽ có tùy chọn lưu trữ nó vào OneDrive và làm việc trên nó từ đó.

Các cuộc họp

Để cộng tác đúng cách trên tệp đính kèm với những người khác, bạn cũng có thể thiết lập và tham gia các cuộc họp với các thành viên khác. Outlook cũng có tùy chọn để tổ chức các cuộc họp thông qua Ứng dụng trò chuyện và cho phép bạn làm việc trên tài liệu như một nhóm, ghi chú cuộc họp trên cùng một tài liệu và giao tiếp dễ dàng.

Cách lập lịch họp trong Outlook

Chưa bao giờ có một cuộc họp dễ dàng hơn trong Outlook. Bạn thiết lập cuộc họp và một vài cú nhấp chuột sẽ hướng các thành viên trong nhóm của bạn đến cuộc họp video. Outlook cũng liên kết trực tiếp với Skype để có thêm nhiều công cụ họp.

1. Bấm vào Hàng mới nút dưới Trang Chủ trong Outlook.
2. Từ menu thả xuống, hãy chọn Gặp gỡ . Trong cửa sổ Cuộc họp, bạn cần chọn Tham gia cuộc họp Skype .
3. Thêm bất kỳ chi tiết mong muốn nào, chẳng hạn như Môn học và Vị trí của cuộc họp.
4. Mời mọi người tham gia cuộc họp bằng cách nhập thông tin liên hệ của họ.

Với Outlook, bạn có thể kiểm tra khi nào những người được mời của bạn rảnh với Lập lịch trình chuyển hướng. Công cụ này sẽ cho phép bạn xem khi nào là thời điểm tốt nhất để tổ chức cuộc họp của mình.

Sau khi bạn chọn được thời điểm thích hợp, hãy gửi lời mời đến các thành viên trong nhóm của bạn và bắt đầu làm việc cùng nhau.

tôi có phiên bản visio nào

Cách tạo công việc và danh sách việc cần làm trong Outlook

Khi sử dụng Outlook, việc tạo nhiệm vụ và danh sách việc cần làm được thực hiện dễ dàng. Liệt kê các công việc lặt vặt hoặc mục tiêu trong ngày giúp bạn có thể thấy mọi thứ bạn cần hoàn thành. Nó giúp bạn trong quá trình thực hiện các bước thích hợp để hoàn thành nhiệm vụ và quản lý thời gian của riêng bạn.

1. Lựa chọn Hàng mới → Bài tập hoặc chỉ cần nhấn Ctrl + Sự thay đổi + ĐẾN phim tăt.
2. bên trong Môn học , nhập tên cho nhiệm vụ. Chúng tôi khuyên bạn nên giữ tên nhiệm vụ ngắn và thay vào đó mở rộng chi tiết trong hộp mô tả.
3. Nếu có ngày bắt đầu hoặc thời hạn cố định, hãy đặt Ngày bắt đầu và / hoặc Ngày đáo hạn . Bạn cũng có thể đặt lời nhắc nếu muốn.
4. Nếu được yêu cầu, hãy đặt mức độ ưu tiên của nhiệm vụ cao hơn hoặc thấp hơn bằng cách sử dụng Sự ưu tiên sự lựa chọn.
5. Khi bạn thiết lập xong nhiệm vụ, hãy nhấp vào Bài tập → Lưu & Đóng .

Cách tạo bộ lọc trong Outlook

Cho dù hộp thư của bạn được tổ chức tốt đến đâu, đôi khi bạn không thể cuộn qua hàng trăm email chỉ để tìm một email bạn cần. Nếu bạn cần nhanh chóng tìm thấy một email, công cụ tốt nhất cho công việc này là chức năng tìm kiếm với bộ lọc.

1. Đầu tiên, nhấp vào Thanh tìm kiếm , sẽ ở trên danh sách cuộc hội thoại.
2. Nhập chủ đề, địa chỉ hoặc cụm từ có trong email bạn muốn tìm.
3. Mở rộng hoặc thu hẹp tìm kiếm của bạn bằng cách chọn các tùy chọn tìm kiếm của bạn: Tất cả các hộp thư , Hộp thư hiện tại , Thư mục hiện tại , Thư mục con , hoặc là Tất cả các mục Outlook .
4. Chọn các tiêu chí sẽ giúp thu hẹp tìm kiếm của bạn trong Lọc phần. Các danh mục có thể được tóm tắt như sau:
1. Từ : Thu hẹp đối với các email từ một người cụ thể.
2. Môn học : Chỉ các kết quả dựa trên chủ đề được hiển thị.
3. Có tệp đính kèm : Chỉ những kết quả có tệp đính kèm mới được hiển thị.
4. Đã phân loại : Chỉ các kết quả thuộc một danh mục cụ thể mới được hiển thị.
5. Tuần này : Thu hẹp kết quả dựa trên thời gian nhận. Ngoài ra còn có các tiêu chí khác như Hôm nay, Hôm qua, Tuần này, Tuần trước, Tháng này, Tháng trước, Năm nay hoặc Năm ngoái.
6. Gửi đến : Chỉ hiển thị các tin nhắn đã được gửi cho bạn, không được gửi trực tiếp cho bạn hoặc được gửi cho người nhận khác.
7. Chưa đọc : Chỉ các kết quả chưa đọc được hiển thị.
8. Được gắn cờ : Chỉ những tin nhắn do bạn gắn cờ mới được hiển thị.
9. Quan trọng : Chỉ những tin nhắn được đánh dấu là quan trọng mới được hiển thị.
10. Hơn : Điều này sẽ mở ra một số tiêu chí nâng cao hơn, chẳng hạn như Cc và độ nhạy.
5. Sau khi bạn đã chọn các tiêu chí, hãy chọn Tìm kiếm gần đây để chạy lại tìm kiếm. Hãy nhớ rằng chỉ các truy vấn được lưu chứ không phải kết quả.

Cách tạo danh mục, cờ và màu trong Outlook

Outlook cho phép bạn tạo các danh mục độc đáo của riêng mình, chẳng hạn như tài chính, cá nhân, kinh doanh, v.v. Với Outlook, bạn có thể cập nhật và tổ chức trong mọi khía cạnh của cuộc sống.

Cách chỉ định một danh mục cho một email

1. Bấm chuột phải vào thư bạn muốn sắp xếp thành một danh mục và chọn Phân loại từ menu ngữ cảnh.
2. Tạo hoặc chọn một danh mục để đưa email vào. Bạn cũng có thể đặt một mục vào nhiều danh mục.

Cách tạo danh mục màu

Lúc đầu, các danh mục trên Outlook được đặt tên với màu sắc chung, hiển thị trong dạng xem bảng, chẳng hạn như hộp thư đến của bạn. Bằng cách đặt cho mỗi danh mục một tên và màu sắc khác nhau, bạn sẽ dễ dàng tổ chức và xác định tất cả thông tin bạn có.

1. Trong Outlook, điều hướng đến Trang Chủ → Phân loại → Tất cả danh mục .
2. Lựa chọn Loại màu và sau đó nhấp vào Đổi tên .
3. Nhập tiêu đề phù hợp cho danh mục đã chọn. Nếu bạn muốn thay đổi màu sắc của danh mục, hãy nhấp vào Màu sắc trình đơn thả xuống.
4. Nhấn vào đồng ý khi bạn hoàn thành.

Cách tạo cờ

Bạn không chỉ có thể phân loại tất cả các email của mình mà còn có thể đặt cờ cho một số sự kiện, ghi chú nhất định và bất kỳ thứ gì khác mà bạn có thể cần nhắc.

1. Chọn email bạn muốn gắn cờ. Lưu ý rằng Theo sát cờ chỉ được sử dụng cho các mục có thể hành động.
2. Bấm vào Cờ biểu tượng. Nó sẽ chuyển sang màu đỏ và một thông báo tiếp theo sẽ xuất hiện trong tiêu đề của email.
3. Để xóa cờ, nhấp chuột phải vào email và chọn Theo sát → Đánh dấu hoàn tất từ menu thả xuống.

Cách sử dụng lời nhắc trong Outlook

Lời nhắc là một phiên bản nâng cao hơn của cờ. Outlook sẽ tự động gửi cửa sổ bật lên lời nhắc bạn đã đặt trong lịch của mình để cho bạn biết khi nào các sự kiện đã lên lịch của bạn sắp diễn ra.

Cách đặt lời nhắc cho tin nhắn

1. Đi tới danh sách tin nhắn của bạn.
2. Chọn tin nhắn bạn muốn được nhắc.
3. Từ thanh công cụ ở đầu màn hình, hãy nhấp vào Theo sát → Thêm lời nhắc .
4. Bạn có thể thêm thông tin vào lời nhắc của mình như thời gian, ngày tháng và mô tả.
5. Khi bạn thiết lập xong lời nhắc, hãy chọn đồng ý .
6. Một biểu tượng báo thức sẽ xuất hiện trên tin nhắn - điều này cho bạn biết lời nhắc đã được gửi thành công.
7. Nếu bạn cần thay đổi thời gian của lời nhắc, hãy nhấp vào Theo sát → Nhắc nhở , sau đó chỉnh sửa bất kỳ chi tiết nào. Nhấp chuột đồng ý để lưu các thay đổi.

Cách đặt lời nhắc cho công việc

1. Chuyển đến cuối màn hình và chọn Nhiệm vụ . Bạn cũng có thể điều hướng đến Trang Chủ → Những việc cần làm để xem nhiệm vụ.
2. Chọn nhiệm vụ trong danh sách mà bạn muốn được nhắc nhở.
3. Chọn nhiệm vụ và khung thời gian để đáp ứng thời hạn của bạn trong Theo sát nhóm. Nhấp chuột đồng ý để lưu lời nhắc.
4. Nếu bạn muốn xóa lời nhắc công việc, hãy chuyển đến Quản lý công việc nhóm và chọn Xóa từ danh sách .

Cách loại bỏ lời nhắc khỏi các sự kiện trong quá khứ

1. Chọn Tập tin → Tùy chọn → Nâng cao .
2. bên trong Nhắc nhở phần, hãy đảm bảo rằng Tự động loại bỏ lời nhắc cho các sự kiện trước đây đã được chọn.

Cách bỏ qua cuộc hội thoại trong Outlook

Các cuộc trò chuyện là một cách tuyệt vời để sắp xếp các email của bạn. Đây là những email đã được nhóm theo chủ đề và được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Đôi khi những cuộc trò chuyện này có thể chồng chất và trở nên không liên quan, tạo ra sự lộn xộn trong hộp thư của bạn.

Nếu điều này xảy ra, bạn có thể chỉ cần bỏ qua / tắt tiếng bất kỳ cuộc trò chuyện nào không còn liên quan đến bạn.

1. Chọn cuộc trò chuyện bạn muốn bỏ qua hoặc bất kỳ email nào trong chuỗi.
2. Bấm vào Làm lơ .
3. Lựa chọn Bỏ qua cuộc trò chuyện để kết thúc quá trình.
• Nếu nó không xuất hiện ở đó, đừng hoảng sợ. Hộp sẽ không xuất hiện nếu trước đó bạn đã chọn Không hiển thị lại thông báo này , vì vậy chỉ cần bỏ chọn nó.
4. Để tiếp tục nhận thông tin cập nhật về cuộc trò chuyện mà bạn đã ẩn trước đó, chỉ cần bỏ chọn hộp.

Cách làm sạch Hộp thư đến Outlook của bạn

Nếu không được giám sát, những tin nhắn cũ không còn phù hợp trong cuộc sống của bạn sẽ làm lộn xộn hộp thư đến của bạn. Bạn nên dọn dẹp hộp thư đến của mình ít nhất một lần mỗi tháng để tránh điều này xảy ra.

1. Đầu tiên, chọn một cuộc trò chuyện mà bạn muốn xóa. Đảm bảo kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng cuộc trò chuyện không chứa bất kỳ thông tin quan trọng nào mà bạn muốn giữ lại.
2. Bấm vào Dọn dẹp → Dọn dẹp cuộc trò chuyện .
3. Cuối cùng, chọn Dọn dẹp một lần nữa khi hộp bật lên xuất hiện trên màn hình của bạn.

Cách tắt lưu trữ tự động trong Outlook

Lưu trữ email là điều quan trọng để giữ uy tín và có tổ chức. Tuy nhiên, Outlook sẽ tự động lưu trữ các tệp của bạn và cố gắng giảm kích thước tệp bằng cách xóa các email cũ và đưa chúng vào một tệp riêng biệt. Bạn nên tắt tính năng này càng sớm càng tốt để tránh mất thông tin quan trọng.

1. Mở Outlook, sau đó điều hướng đến Tập tin → Tùy chọn → Nâng cao .
2. Phía dưới cái Lưu trữ tự động phần, bấm vào Cài đặt Tự động lưu trữ .
3. Đảm bảo rằng Chạy Tự động lưu trữ n ngày một lần hộp không được chọn. Điều này sẽ đảm bảo rằng việc lưu trữ tự động không xảy ra trong hộp thư đến của bạn.

Cách quản lý quy tắc trong Outlook

Tạo quy tắc

1. Nhấp chuột phải vào bất kỳ thư nào trong hộp thư đến của bạn hoặc chọn một thư mục email và nhấp vào Quy tắc .
2. Chọn một tùy chọn phù hợp với bạn. Lưu ý rằng Outlook luôn đề xuất tạo quy tắc dựa trên người nhận và người gửi. Để có thêm tùy chọn, hãy chọn Tạo quy tắc .
3. Trong hộp thoại Tạo quy tắc mở ra, hãy chọn một hoặc nhiều điều kiện từ ' Khi tôi nhận được email với tất cả các điều kiện đã chọn, ' phần.
4. Dưới ' Làm như sau, , bạn có các tùy chọn để:
1. Đặt quy tắc để di chuyển thư vào một thư mục
2. Phát âm thanh đã chọn
3. Hiển thị trong Cửa sổ cảnh báo mặt hàng mới
5. Nhấp chuột đồng ý để lưu quy tắc của bạn.

Tạo quy tắc bằng trình hướng dẫn quy tắc

Thông thường, có ba quy tắc bạn có thể tạo bằng Trình hướng dẫn Quy tắc.

• Giữ quy tắc có tổ chức : Quy tắc này giúp lọc và theo dõi các tin nhắn.
• Luôn cập nhật quy tắc : Quy tắc này cung cấp cho bạn thông báo nếu một thông báo phù hợp với các tiêu chí cụ thể.
• Những nguyên tắc tập quán : Đây là những quy tắc được tạo ra mà không có khuôn mẫu.

Để tạo quy tắc bằng Trình hướng dẫn quy tắc trong Outlook, hãy làm như sau:

1. Chuyển đến trang cuối cùng của Trình hướng dẫn quy tắc và đặt tên cho quy tắc của bạn.
2. Nếu bạn muốn áp dụng quy tắc cho các thư bạn đã nhận được, hãy đánh dấu chọn Chạy quy tắc này ngay bây giờ trên các thư đã có trong 'Hộp thư đến'.
3. Lưu ý rằng theo mặc định, quy tắc luôn được chọn. Bạn có thể bỏ chọn hộp nếu không muốn áp dụng quy tắc.
4. Nhấp chuột Hoàn thành để lưu và bật quy tắc.

Chạy quy tắc theo cách thủ công

1. Từ Tập tin tab, chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo .
2. Tiếp theo, từ Quy tắc e-mail tab, chọn Chạy quy tắc ngay bây giờ .
3. Trong hộp thoại Chạy Quy tắc Ngay bây giờ, bên dưới Chọn các quy tắc để chạy , chọn các quy tắc bạn muốn chạy.
4. bên trong Chạy trong thư mục , bạn có thể chọn một thư mục khác bằng cách chọn Duyệt qua , chọn thư mục và nhấp vào đồng ý .
5. Chấp nhận cài đặt mặc định của tất cả các tin nhắn trong Ứng dụng các quy tắc để liệt kê. Bạn cũng có thể thay đổi để đọc các tin nhắn chưa đọc.
6. Cuối cùng, nhấp vào Chạy ngay đi cái nút.

Xóa quy tắc

Các quy tắc luôn được tạo ra để giúp công việc và tổ chức trở nên dễ dàng. Tuy nhiên, nếu quy tắc không còn hợp lý nữa, bạn nên xóa nó để giữ cho phương tiện chặn của bạn có tổ chức.

Để xóa quy tắc trong Outlook, hãy làm theo các bước bên dưới:

1. Mở Tập tin tab và chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo .
2. Trong hộp thoại Quy tắc & Cảnh báo, hãy chuyển sang Quy tắc email và chọn quy tắc bạn muốn xóa.
3. Bấm vào Xóa bỏ và nhấp vào đồng ý .

Cách thiết lập Vắng mặt trong Outlook

Không có văn phòng sẽ gửi trả lời tự động cho các email đến khi bạn không sử dụng máy tính của mình trong một khoảng thời gian dài. Bằng cách này, mọi người sẽ biết khi nào cần liên hệ với bạn hoặc tại sao bạn không trả lời tin nhắn.

điện thoại bị vô hiệu kết nối với itunes

1. Mở Outlook và nhấp vào Tập tin → Trả lời tự động (Vắng mặt) .
• Nếu bạn không thấy tùy chọn này, bạn chưa đăng nhập bằng tài khoản Exchange.
2. Chọn Gửi trả lời tự động Lựa chọn.
3. Đặt phạm vi ngày cho các câu trả lời tự động của bạn bằng cách chọn Chỉ gửi trong khoảng thời gian này: cái hộp. Nếu không, bạn sẽ phải tắt chúng theo cách thủ công.
4. Nhập câu trả lời tự động của bạn vào Bên trong tổ chức của tôi và Bên ngoài tổ chức của tôi các tab. Bạn có thể để trống một trong các tab nếu không muốn gửi tin nhắn tự động cho những người trong hoặc ngoài tổ chức của mình.
• Ghi chú : Để tránh trả lời thư rác, bạn nên chọn Chỉ liên hệ của tôi.
5. Nhấn vào đồng ý để lưu cài đặt của bạn.

Cách lập lịch gửi email trong Outlook

Đôi khi bạn không muốn gửi tin nhắn ngay lập tức. Để lên lịch hoặc trì hoãn một email, hãy sử dụng các bước sau.

1. Soạn tin nhắn của bạn. Trước khi gửi nó dưới dạng email, hãy chọn Lựa chọn khác mũi tên từ Thẻ nhóm trong Ribbon.
2. Dưới Tùy chọn giao hàng , nhấp vào Không giao hàng trước hộp kiểm. Bây giờ, bạn có thể đặt ngày và giờ giao hàng theo cách thủ công.
3. Nhấp chuột Đóng .
4. Tiếp tục viết tin nhắn của bạn hoặc nhấn Gửi . Outlook sẽ tự động lưu trữ email này và gửi đến người nhận vào ngày và giờ bạn đã đặt.

Cách chặn người gửi trong Outlook

Bạn có muốn ngừng nhận tin nhắn từ ai đó không? Bạn có thể dễ dàng thêm chúng vào Danh sách chặn của mình, ngăn chúng tiếp cận bạn qua Outlook. Email từ những người gửi bị chặn sẽ tự động được chuyển đến hộp thư Rác, giữ cho hộp thư đến tập trung của bạn luôn sạch sẽ.

1. Trong danh sách tin nhắn, hãy chọn bất kỳ tin nhắn nào từ người gửi mà bạn muốn chặn.
2. bên trong Thanh menu Outlook , lựa chọn Thông điệp → Thư rác → Chặn người gửi .
3. Outlook tự động lưu trữ địa chỉ email của người gửi và thêm nó vào danh sách người gửi bị chặn . Lưu ý rằng người gửi bị chặn trên cơ sở mỗi tài khoản, có nghĩa là chỉ tài khoản bạn hiện đang sử dụng mới bị ảnh hưởng.

Cách khắc phục sự cố Microsoft Outlook Mobile

Có một số vấn đề chính mà mọi người gặp phải trên Outlook Mobile. Chúng ta sẽ điểm qua một số lỗi phổ biến nhất và các bước cần thiết để khắc phục chúng.

Ứng dụng Outlook đang gặp sự cố

1. Nếu ứng dụng Outlook gặp sự cố mỗi khi bạn mở nó, hãy cố gắng xóa bộ nhớ cache của trình duyệt trên thiết bị của bạn:
1. Cách xóa bộ nhớ cache của trình duyệt trên Android (Google)
2. Cách xóa bộ nhớ cache của trình duyệt trên iOS (Táo)
2. Sau khi xóa hoàn toàn bộ nhớ cache của trình duyệt, hãy xóa ứng dụng Outlook khỏi thiết bị của bạn và cài đặt lại.

Không thể đăng nhập vào ứng dụng Outlook

• Kiểm tra địa chỉ email và mật khẩu của bạn để đảm bảo rằng bạn đang nhập chính xác thông tin đăng nhập của mình. Cố gắng lên Đặt lại mật khẩu của bạn Nếu cần.
• Đảm bảo rằng tài khoản email của bạn được hỗ trợ. Bạn chỉ có thể thêm tài khoản vào Outlook từ Exchange Online, Exchange Server, Office 365, Outlook.com, Yahoo! Thư, Gmail và iCloud.
• Nếu bạn không chắc mình có loại email nào, hãy kiểm tra với nhà cung cấp email, nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) hoặc nhóm hỗ trợ tại nơi làm việc của bạn.
• Nếu bạn không thể đăng nhập vào tài khoản bạn đã tạo, hãy xóa tài khoản của bạn và thêm lại vào ứng dụng Outlook.

Không thể cài đặt ứng dụng Outlook

Có một số điều bạn phải làm để cài đặt ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động của mình.

• Bạn phải có thiết bị di động đáp ứng các yêu cầu của ứng dụng để được cài đặt. Bạn có thể kiểm tra các yêu cầu này trên trang cài đặt trong App Store hoặc Google Play Store.
• Bạn phải có đủ không gian lưu trữ khả dụng để vừa và giữ được kích thước của ứng dụng Outlook.
• Cần có kết nối internet đang hoạt động như Wi-Fi hoặc dữ liệu di động để tải xuống ứng dụng Outlook.

Danh bạ và Lịch sẽ không đồng bộ hóa

Danh bạ và lịch của bạn sẽ không đồng bộ hóa nếu bạn thiết lập email của mình làm POP hoặc là IMAP tài khoản. Trong trường hợp này, bạn sẽ phải tạo Tích cực trao đổi tài khoản. Bạn cũng phải kiểm tra để đảm bảo rằng ứng dụng email của bạn có quyền truy cập vào lịch và danh bạ của bạn.

Nếu email của bạn hoạt động bình thường trên máy tính, rất có thể sự cố do ứng dụng email của bạn gây ra. Nếu vấn đề là ứng dụng của bạn, bạn sẽ phải liên hệ với đội hỗ trợ . Ví dụ: nếu bạn đang gặp vấn đề với ứng dụng thư iOS , tiếp xúc Hỗ trợ của Apple để đánh giá và khắc phục sự cố.

Để truy cập dễ dàng hơn và quản lý tốt hơn danh bạ và lịch của bạn, bạn nên tải xuống và cài đặt Ứng dụng Outlook Mobile .